Les documents de fin de contrat (certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi) sont dits « quérables », ce qui signifie que l’employeur a l’obligation de les tenir à la disposition du salarié mais pas celle de les lui envoyer par courrier (Cass. soc., 5 oct. 2004, n° 05-44.119).
Il doit simplement lui indiquer, dans le courrier de licenciement par exemple, que ces documents sont à sa disposition et qu’il peut venir les retirer. Rappelons au passage qu’ils ne peuvent être remis au salarié qu’au moment de la rupture ou après celle-ci mais en aucun cas avant !
Si, pour diverses raisons, le salarié ne veut ou ne peut se rendre dans son ancienne entreprise pour prendre ses documents, il peut mandater une autre personne (proche ou avocat) pour s’y rendre à sa place. Il peut donc rédiger une procuration indiquant l’état civil et l’adresse de la personne désignée, l’objet du mandat et la liste des documents à récupérer. Le mandat doit être signé par le mandant et le mandataire, mais il n’est pas nécessaire de le faire authentifier par notaire.
Le mandataire venant chercher les documents devra donc présenter la procuration ainsi qu’une pièce d’identité à l’employeur, qui devra alors lui remettre les documents.
